Учет заказов отдела посылочной торговли

Для решения частных и точно сформулированных задач подчас нет смысла использовать масштабные приложения. В конце прошлого тысячелетия для производственного предприятия, занимающегося в том числе и отправкой своей продукции по почте наложенным платежом и по предоплате, была создана сравнительно простая база данных по учету почтовых заказов.

База данных была реализована средствами Microsoft Access, практически без разработки дополнительных программных решений. Поскольку база создавалась практически для одного пользователя, не предусматривалось нескольких уровней прав доступа и систем защиты, кроме пароля на входе. Структура информации, необходимые формы и отчеты создавались фактически по мере необходимости.

Все управление базой данных осуществляется из одной формы - Панели управления, названной так по аналогии со стандартной Windows-опцией. Сведение воедино всех возможных кнопок загрузки форм и отчетов позволило наладить быструю и комфортную для пользователя работу с информацией.

Основные справочники:
Компании и реквизиты
Типы (категории) товаров
Товары
Регионы
Тарифы почтовых отправлений
Виды платежей

Пополняемые данные
Информация о поступившем заказе с перечнем товаров
Сведения об отправленных посылках
Сведения о поступивших платежах

Основные формы:
Ведение справочников по товарам, тарифам, реквизитам, тарифам
Ввод или корректировка информации о заказчике и содержимом заказа. При заполнении данных заказа информация по товару заполняется из справочника.
Учитывается общий вес и габариты изделия - при невозможности отправить все изделия в одной посылке, указывается, что товары следует разделить на несколько отправлений. Тариф рассчитывается по справочнику с учетом региона получателя.
Ввод или корректировка информации об отправленных посылках
Ведение данных по оплате

Получаемые отчеты:
Списки по справочникам, в том числе сводная таблица по тарифам и регионам
Подробный каталог товаров с указанием веса и стоимости
Заполненный бланк заказа
Наклейка на посылку с указанием адреса получателя и отправителя
Опись вложения для посылки
Конверт с адресом получателя и отправителя
Форма для наложенного платежа
Список заказов за период, в том числе с возможностью выбора оплаченных или неоплаченных
Список посылок за период, в том числе с возможностью выбора оплаченных или неоплаченных
Список поступивших средств за период
Финансовый отчет за период в заданной форме для руководства компании
Бухгалтерские отчеты по товарам и денежным средствам
Бухгалтерские проводки для внесения в соответствующие разделы.

Основной задачей при внедрении базы данных являлась постановка учета и формирование бумажного документооборота в отделе посылочной торговли. Стихийно возникшее направление деятельности компании, успешное, хотя и хлопотное, нуждалось в разработке четких механизмов учета поступающих заказов и отправленных посылок. Возникавшие ситуации с потерей заказов или неполучением оплаты за отправленные товары требовали разработки учетной системы, что собственно и было реализовано.

Система успешно эксплуатировалась на протяжении по меньшей мере двух лет.

версия для печати

Следующая страница: Учет производственных изделий